Beställningssystem för catering med företagskunder: så väljer du rätt

Ett beställningssystem för catering med företagskunder ska klara tre saker som en vanlig webbshop inte klarar: olika priser för olika kunder, beställning mot faktura, och leveransdatum med stopptid. Saknas någon av dem kommer ni fortsätta ta beställningar via mejl parallellt med systemet, och då har ni två system istället för noll.

Den här guiden går igenom vad som faktiskt skiljer alternativen åt, i vilken ordning kraven bör vägas, och var det brukar gå fel.

Varför vanlig e-handel inte räcker

De flesta cateringfirmor som vill digitalisera börjar med det som ligger närmast till hands: en webbshop, ett formulär eller en bokningsmodul i den befintliga hemsidan. Det fungerar sällan, och orsaken är strukturell snarare än en fråga om kvalitet.

Konsumenthandel bygger på en enda prislista och betalning i kassan. B2B-catering bygger på motsatsen. Kunden är ett företag med organisationsnummer, har ofta ett framförhandlat pris, betalar mot faktura i efterhand och beställer till ett leveransdatum som ligger flera dagar fram i tiden. Ingen av de förutsättningarna finns i en standardwebbshop.

Det här är skillnaderna som betyder något i praktiken:

De sju kraven, i den ordning de bör vägas

Kraven nedan är sorterade efter hur ofta de fäller avgörandet, inte efter hur ofta de nämns i marknadsföring.

1. Avtalspris per företagskund

Det här är det vanligaste skälet till att ett system underkänns efter tre månader. Nästan alla cateringfirmor med företagskunder har någon form av kundspecifik prissättning: en rabattsats i avtalet, ett förhandlat pris på storkunden, ett introduktionspris på den nya kunden.

Om systemet inte kan hålla det, måste någon räkna om varje order manuellt, och då är den administrativa vinsten borta. Fråga specifikt om rabatt kan sättas per kund och inte bara som kampanjkod, och om den räknas fram automatiskt vid varje beställning.

Detta behandlas som en avancerad funktion av flera internationella leverantörer, som lägger prissättning per kund i sina dyraste nivåer. I svensk B2B är det snarare ett grundkrav. Så fungerar avtalspriser och rabatter i praktiken.

2. Fakturaunderlag med organisationsnummer och referens

Svenska företag betalar mot faktura. En order som saknar organisationsnummer, fakturaadress eller kundens interna referens skapar merarbete i ekonomiavdelningen, hos både er och kunden.

Var noga med skillnaden mellan fakturaunderlag och fakturering. De flesta beställningssystem, inklusive vårt, producerar ett underlag som ni för in i ert ekonomisystem. Färre skickar faktiska fakturor med nummerserie, betalstatus och påminnelser. Fråga rakt ut vilket det är. Mer om att fakturera företagskunder inom catering.

3. Stopptid och leveransdagar

Köket har en verklighet som systemet måste känna till. Om en kund kan lägga en beställning klockan 23 för leverans nästa morgon kommer det att hända, och då står ni med ett problem som systemet skapade.

Ett system som är byggt för catering låter er sätta en daglig stopptid, bestämma vilka veckodagar ni levererar, och visar kunden bara datum ni faktiskt kan leverera. Så sätter du stopptid och leveransdagar.

4. Menyer med obligatoriska val

Catering säljs sällan som lösa artiklar. Det säljs som paket: ett frukostpaket där varje deltagare väljer kaffe eller te, en konferenslunch med val av huvudrätt, ett julbord med tillval.

En vanlig e-handelsplattform hanterar det här som varianter, vilket fungerar för en tröja i storlek M men inte för ett paket där kunden ska göra fyra oberoende val och vissa val kostar extra. Fråga om systemet kan hantera valgrupper med prispåslag per val ovanpå ett fast paketpris.

5. Offert med accept

För allt som är större än en lunchleverans börjar affären med en offert. Om offerten skrivs i Word, mejlas som PDF och sedan bekräftas i ett mejl som ska tolkas manuellt, har ni kvar hela det administrativa arbetet trots systemet.

Det som faktiskt sparar tid är när kundens godkännande skapar ordern automatiskt. Så bygger du en effektiv offertprocess för catering.

6. Eget varumärke, inte någon annans katalog

Här går den största skiljelinjen på marknaden, och den handlar om vem som äger kundrelationen.

En marknadsplats ger er orderflöde men gör er till en rad i deras katalog. Kunden är deras, datan är deras, och priset är provision på 25 till 30 procent av varje order. Ett eget system ger er en portal på er egen adress med er logotyp, där kundrelationen förblir er. Räkna på vad provisionen faktiskt kostar.

Båda modellerna är legitima. Har ni ingen egen kundstock kan en marknadsplats vara rätt val, för då köper ni kunder och inte programvara. Har ni redan företagskunderna betalar ni provision för något ni redan har.

7. Stående ordrar

Kontorskunder beställer sällan en gång. De beställer varje tisdag, eller varannan vecka. Om det ska läggas in manuellt varje gång blir det både tidskrävande och en källa till missade leveranser.

Kontrollera att stående ordrar prissätts om mot aktuella priser vid varje generering. Ett system som kopierar gamla priser rakt av gör att prishöjningar tyst uteblir. Så fungerar stående ordrar för veckolunch.

Tre fallgropar

Att räkna på licenspriset istället för totalkostnaden. Ett system som kostar 500 kronor i månaden men kräver att någon manuellt räknar om rabatter är dyrare än ett som kostar 900 och gör det automatiskt. En timme administratörstid kostar mellan 350 och 500 kronor. Så räknar du på kostnaden.

Att köpa efter funktionslista istället för efter arbetsflöde. Ta era tre vanligaste beställningar och testa exakt de i en demo. En lista med fyrtio funktioner säger mindre än att se en riktig order gå igenom.

Att inte fråga vad som är byggt och vad som är roadmap. Det här är vanligt i hela branschen. Be om att få se funktionen i systemet, inte i en presentation. En leverantör som är rak om vad som saknas är i regel mer pålitlig än en som säger ja till allt.

Så tar ni beslutet

En rimlig ordning för en firma med mellan tio och femtio företagskunder:

1. Skriv ner ert nuvarande flöde, från att kunden hör av sig till att fakturaunderlaget är klart. Räkna minuter per steg.
2. Markera vilka steg som är manuella och multiplicera med antalet ordrar per månad. Det är er faktiska kostnad idag.
3. Testa två system med era tre vanligaste beställningar.
4. Fråga specifikt om de sju kraven ovan, och be om att få se dem i produkten.
5. Börja med tre till fem kunder, inte alla på en gång.

Det viktigaste är inte att hitta systemet med flest funktioner. Det är att hitta det som klarar era faktiska beställningar utan att någon behöver rätta efteråt.

CaterFlow är byggt för det här: svensk B2B-catering med avtalspriser, fakturaunderlag, offerter och stående ordrar, under ert eget varumärke. Läs mer om vad vi erbjuder.