Ett beställningssystem för catering kostar normalt 250 till 900 kronor per månad exklusive moms i det svenska segmentet för mindre företag. Internationella cateringplattformar ligger på 950 till 4 100 kronor. Marknadsplatser tar ingen månadsavgift alls, utan 25 till 30 procent av ordervärdet, vilket vid normal volym blir väsentligt dyrare.
Den här artikeln går igenom prisnivåerna, vad som brukar tillkomma, och hur ni räknar på om det lönar sig hos er.
Prisnivåerna på marknaden
| Typ av lösning | Prisnivå | Kommentar |
|---|---|---|
| Enklare beställningsverktyg | 250–500 kr/mån | Ofta utan B2B-funktioner som avtalspris och fakturaunderlag |
| Svenskt vertikalt affärssystem | 250–900 kr/mån | Det vanligaste spannet, samma hylla som bokförings- och bokningssystem |
| Catering-specifikt B2B-system | 500–1 500 kr/mån | Avtalspriser, offerter, stående ordrar, eget varumärke |
| Internationell cateringplattform | 950–4 100 kr/mån | Sällan svensk moms, svensk fakturering eller svenskt gränssnitt |
| Marknadsplats | 25–30 % av ordervärdet | Ingen fast avgift, men plattformen äger kundrelationen |
| Egenbyggt via webbyrå | 100 000–400 000 kr engångs | Plus löpande underhåll och drift |
En observation värd att notera: de flesta leverantörer som riktar sig mot större kunder publicerar inga priser alls. Det är i sig information. Produkter som säljs istället för att självbetjänas ligger nästan alltid högre, och kräver demo och en beslutsprocess.
Vad ni bör jämföra med
De flesta cateringfirmor jämför systempriset mot noll, eftersom mejl känns gratis. Det är fel jämförelse. Rätt jämförelse är mot vad ni betalar idag i tid och fel.
| Jämförelse | Nivå |
|---|---|
| En timme administratörstid | 350–500 kr |
| Manuell hantering per order | 15–20 min |
| Bokföringssystem ni redan har | 200–900 kr/mån |
| Kassasystem ni redan har | 300–650 kr/mån |
| Provision vid 100 000 kr månadsvolym | 25 000–30 000 kr/mån |
Ett beställningssystem konkurrerar om en plats i en befintlig stack, det skapar ingen ny budgetpost. Ligger priset i samma spann som bokföringssystemet är det sällan priset som fäller avgörandet.
Kalkylen: när betalar det sig
Räkna i tre steg.
Steg 1: er nuvarande tidskostnad.
Ordrar per månad × minuter per order ÷ 60 × timkostnad
Vid 40 ordrar, 17 minuter och 400 kronor i timmen:
40 × 17 ÷ 60 × 400 = 4 533 kr/mån
Steg 2: vad som blir kvar efter automatisering. Räkna med att tiden per order går ner till två till tre minuter för strukturerade beställningar. Allt försvinner inte, det finns alltid ordrar som kräver dialog.
40 × 3 ÷ 60 × 400 = 800 kr/mån
Steg 3: nettot.
| Post | Belopp |
|---|---|
| Tidskostnad idag | 4 533 kr/mån |
| Tidskostnad efter | 800 kr/mån |
| Sparad tid | 3 733 kr/mån |
| Systemkostnad | −895 kr/mån |
| Netto | +2 838 kr/mån |
Det ger cirka 34 000 kronor per år, och då är felkostnader, missad rabatt och förlorade affärer på grund av långsamma offerter inte inräknade. Här är underlaget för tidsberäkningen.
Brytpunkten ligger runt femton till tjugo ordrar i månaden. Under det är kalkylen tunn och mejl kan mycket väl vara rätt. Över trettio ordrar med återkommande företagskunder är den sällan tveksam.
Sju frågor att ställa om priset
Listpriset är sällan hela kostnaden. Fråga specifikt om:
- Startavgift. Ingår uppstart, dataimport och utbildning, eller debiteras det separat?
- Bindningstid och uppsägningstid. Tolv månaders bindning plus tre månaders uppsägning innebär i praktiken femton månaders åtagande.
- Pris per användare. Om varje användare kostar extra blir priset ett helt annat när fler i personalen ska ha tillgång.
- Tak på antal kunder, produkter eller ordrar. Volymtak straffar precis den tillväxt ni vill ha.
- Obligatoriska tillägg. Avgifter per kund eller modul ovanpå listpriset kan fördubbla kostnaden.
- Transaktionsavgifter. Tar leverantören andel av ordervärdet utöver abonnemanget?
- Vad som händer vid uppsägning. Får ni ut er kunddata, i vilket format, och hur länge sparas den?
De två som oftast överraskar är pris per användare och obligatoriska tillägg. Ett system för 495 kronor med fem användare à 149 kronor kostar 1 240 kronor i månaden.
Vad som bör ingå utan tillägg
Utifrån hur marknaden ser ut idag bör följande finnas i grundpriset:
- Obegränsat antal företagskunder, produkter och ordrar
- Orderhantering, katalog och orderbekräftelser
- Egen branding på portal och dokument
- Fakturaunderlag och export till ekonomisystem
- Support inom rimlighet
Det som ofta ligger i högre nivåer, och som är rimligt att betala extra för: kundgrupper med separata priser, egen avsändardomän för utgående mejl, API-åtkomst och stöd för flera enheter.
Notera att kundvänd beställning ofta är just den funktion som ligger bakom betalvägg hos internationella leverantörer. Backoffice ingår, men att låta kunderna beställa själva räknas som premium. Jämför därför noga vad grundnivån faktiskt innehåller.
Vad ni inte ska betala för
Provision på ordervolym. Praktiskt taget hela den etablerade marknaden för cateringprogramvara är ren prenumeration. Ingen granskad leverantör tar andel av ordervärdet. En avgift per order bör ifrågasättas.
Funktioner som inte finns. Var noga med skillnaden mellan byggt och planerat. Be om att få se funktionen i produkten, inte i en presentation. Det gäller särskilt fakturering, onlinebetalning och integrationer, som ofta beskrivs som befintliga när de ligger på en roadmap.
Fakturering som egentligen är fakturaunderlag. De flesta system, inklusive vårt, skapar ett underlag som förs in i ekonomisystemet. De skickar inga fakturor med nummerserie, betalstatus och påminnelser. Fråga rakt ut vilket det är. Mer om att fakturera företagskunder.
Marknadsplats eller abonnemang
Den jämförelsen avgörs av volym och av var kunderna kommer ifrån.
| Månadsvolym | Provision 25 % | Abonnemang 895 kr | Skillnad |
|---|---|---|---|
| 25 000 kr | 6 250 kr | 895 kr | 5 355 kr |
| 50 000 kr | 12 500 kr | 895 kr | 11 605 kr |
| 100 000 kr | 25 000 kr | 895 kr | 24 105 kr |
Siffrorna är entydiga men jämförelsen är inte rättvis rakt av: provisionen köper marknadsföring, kundanskaffning och ofta kreditupplysning. Har ni ingen egen kundstock köper ni något ni behöver. Har ni redan kunderna betalar ni för en anskaffning som redan skett. Hela räkneexemplet.
Sammanfattning
För en cateringfirma med tjugo till femtio återkommande företagskunder är prislappen sällan det som avgör. Kostnaden ligger i spannet för ett bokföringssystem, medan tidsvinsten normalt är två till fyra gånger avgiften.
Det som avgör är istället om systemet klarar era faktiska beställningar utan manuell rättning efteråt. Ett billigare system som kräver handpåläggning vid varje order är dyrare i praktiken. Här är de sju kraven att utgå från, eller läs om vad CaterFlow innehåller.
Vanliga frågor
Vad kostar ett beställningssystem för catering per månad?
Svenskt vertikalt affärssystem för mindre företag ligger vanligtvis mellan 250 och 900 kronor per månad exklusive moms. Enklare beställningsverktyg utan B2B-funktioner kan ligga lägre, medan internationella cateringplattformar ligger mellan 950 och 4 100 kronor. Marknadsplatser tar istället 25 till 30 procent av ordervärdet, vilket vid normal volym är flera gånger dyrare än ett fast abonnemang.
Tillkommer startavgift för beställningssystem?
Bland svenska leverantörer är det numera vanligt att ingen startavgift tas ut, och frånvaron marknadsförs ofta aktivt. Internationella leverantörer tar oftare en engångsavgift på mellan 200 och 500 dollar. Fråga specifikt om uppstart, dataimport och utbildning ingår eller debiteras separat, eftersom det är där oväntade kostnader brukar dyka upp.
När betalar sig ett beställningssystem?
Räkna på tiden. En manuellt hanterad cateringorder tar 15 till 20 minuter och en timme administratörstid kostar 350 till 500 kronor. Vid trettio ordrar i månaden sparar ett system som halverar tiden ungefär 2 000 kronor i månaden, vilket överstiger de flesta abonnemangspriser. Vid femtio ordrar eller fler är kalkylen sällan tveksam.
Är det billigare att låta en webbyrå bygga ett eget system?
Engångskostnaden ligger ofta mellan 100 000 och 400 000 kronor för något som motsvarar grundfunktionerna, och till det kommer löpande underhåll, drift och vidareutveckling som landar hos byrån. Ett egenbyggt system är också beroende av att byrån finns kvar. För de flesta cateringfirmor blir det dyrare totalt sett, samtidigt som utvecklingen stannar den dag projektet är levererat.