Stopptid och leveransdagar för catering: så sätter du rätt gränser

En stopptid klockan 11 dagen före leverans är det vanligaste riktvärdet för lunchcatering i Sverige. Den viktigaste principen är dock inte klockslaget: det är att gränsen är synlig för kunden innan beställningen läggs, inte något ni meddelar efteråt.

Den här artikeln går igenom hur stopptid, leveransdagar och minsta ordervärde sätts så att produktionen håller utan att ni tappar affärer.

Varför gränserna behövs

Utan stopptid är det bara en tidsfråga innan någon beställer 60 portioner klockan halv fem för leverans nästa morgon. Då har ni tre dåliga alternativ: säga nej och skada relationen, säga ja och stressa produktionen, eller köpa in råvaror i småförpackningar till dubbelt pris.

Gränserna löser tre problem samtidigt:

Inköpen. Er egen leverantör har en egen stopptid. Ligger er efter deras går ekvationen inte ihop, oavsett hur snabbt köket arbetar.

Bemanningen. Personalen behöver planeras utifrån volym. Ordrar som kommer efter att schemat är lagt löses med övertid.

Svinnet. Sena beställningar leder till både överinköp och feluppskattningar. Kända volymer i god tid är den enskilt största faktorn för minskat svinn.

Riktvärden per verksamhetstyp

En vanlig och bra lösning är att låta stopptiden variera med sortimentet: enklare produkter beställs till imorgon, medan konferenspaket kräver längre framförhållning.

Leveransdagar

Stopptid styr när en beställning senast kan läggas. Leveransdagar styr vilka dagar ni över huvud taget levererar.

Många cateringfirmor levererar inte på måndagar, eftersom söndagen är inköpsfri. Andra kör inte fredagar, eller levererar bara på vardagar. Om det bara står på hemsidan kommer beställningar ändå, och varje sådan blir ett mejl fram och tillbaka.

Poängen med att lägga in leveransdagarna i systemet är att kunden bara ser datum ni faktiskt kan leverera. Fel går inte att göra. Kombinationen av stopptid och leveransdagar räknas ihop automatiskt: är stopptiden passerad på en fredag och ni inte levererar måndagar, är tisdag det första datum som visas.

Minsta ordervärde

En leverans kostar ungefär lika mycket oavsett ordervärde. Bil, bränsle, chaufför och tid är i stort sett fasta. En order på 400 kronor med 60 kronor i leveranskostnad har därför en helt annan marginal än en på 4 000 kronor.

Skilj på minsta ordervärde och leveransavgift. Minsta ordervärde säger att under en viss nivå levererar ni inte. Leveransavgift säger att ni levererar, men att kunden betalar för det. Många använder båda: minimum på 800 kronor och fri leverans över 2 000.

Viktigt: minimum bör gälla leverans, inte avhämtning. En kund som hämtar själv kostar er nästan ingenting, och att neka en avhämtningsorder på 300 kronor är att tacka nej till ren marginal.

Sena beställningar

Undantag kommer att efterfrågas. Frågan är om ni har en regel eller improviserar.

Alternativ 1: hård gräns. Efter stopptid sätts nästa möjliga datum automatiskt. Enklast att förvalta och lättast att förklara. Risken är att en storkund med akut behov går någon annanstans.

Alternativ 2: expresstillägg. Sena beställningar tas emot mot ett påslag, exempelvis 15 till 25 procent eller ett fast belopp. Ni får betalt för besväret och kunden gör ett medvetet val.

Alternativ 3: undantag för nyckelkunder. De största kunderna får en kortare stopptid som en avtalad förmån, vilket gör undantaget till något ni tar betalt för i förhandlingen istället för något ni ger bort löpande.

Det som inte fungerar är att avgöra från fall till fall. Kunderna lär sig snabbt att stopptiden är förhandlingsbar, och då finns den inte längre.

Så kommunicerar ni gränserna

Regeln ska synas innan beställningen läggs, inte efter.

• I kalendern. Endast valbara datum visas. Det här är den enskilt viktigaste åtgärden, eftersom fel då blir omöjliga.
• En rad vid leveransvalet. "Beställningar tas emot senast kl. 11.00 dagen före leverans." En mening räcker.
• I avtalet med återkommande kunder. Stopptid, leveransdagar och avbokningsvillkor hör ihop och bör stå på samma ställe.
• I offerten. Se mall för cateringoffert.

I CaterFlow sätts stopptid, leveransdagar och minsta ordervärde per leverantör och gäller både i kundens vy och vid orderläggning. Kunden kan inte välja ett datum ni inte kan leverera, och en order som bryter mot reglerna går inte igenom.

Fyra vanliga misstag

Stopptid satt efter köket istället för efter inköpen. Om leverantören vill ha beställningen 14:00 spelar det ingen roll att köket klarar 16:00.

Regler som bara finns på hemsidan. Om systemet ändå släpper igenom beställningen är regeln en rekommendation, inte en gräns.

Minimum även vid avhämtning. Tackar nej till lönsamma ordrar utan skäl.

Samma stopptid för allt. En smörgåstårta och ett konferenspaket för 80 personer har inte samma ledtid. Att sätta gemensam stopptid efter det svåraste fallet gör att ni tackar nej till enkla ordrar i onödan.

Sammanfattning

Gränserna finns inte för att begränsa kunden utan för att ni ska kunna leverera det ni lovar. En stopptid som är synlig i kalendern skapar sällan friktion. Det som skapar friktion är ett nej efter att beställningen redan lagts.

Börja med stopptid dagen före, era faktiska leveransdagar och ett minimum som täcker leveranskostnaden. Justera efter tre månader utifrån vad som faktiskt hände. Se hur reglerna fungerar i CaterFlow eller läs om hur stående ordrar tar bort beställningsmomentet helt.