Fakturera företagskunder inom catering: underlag som betalas i tid

Den vanligaste orsaken till att en cateringfaktura betalas sent är inte att kunden saknar pengar. Det är att fakturan saknar kundens referens och därför stannar i attestflödet hos någon som inte vet vad den avser.

Den här artikeln handlar om vad underlaget måste innehålla, hur uppgifterna samlas in vid rätt tillfälle, och vad som skiljer ett fakturaunderlag från faktisk fakturering.

Fakturaunderlag är inte fakturering

Skillnaden är viktig när ni utvärderar system, eftersom termerna används slarvigt i branschen.

De flesta beställningssystem för catering, inklusive CaterFlow, skapar underlag. Ordern innehåller allt som behövs, och underlaget exporteras eller förs över till ekonomisystemet där fakturan skapas och följs upp.

Det är en fullt fungerande modell, eftersom nästan alla företag redan har ett ekonomisystem och en revisor som förväntar sig att fakturorna finns där. Men den ska inte säljas eller köpas som något annat än vad den är. Får ni höra "systemet sköter faktureringen", fråga specifikt om det skapar fakturanummer, håller betalstatus och skickar påminnelser. Mer om vad man bör fråga om vid systemval.

Vad underlaget måste innehålla

Uppdelat i det som krävs formellt och det som avgör om fakturan betalas i tid.

Formella krav enligt mervärdesskattelagen gäller den färdiga fakturan, och underlaget måste därför bära uppgifterna vidare:

• Fakturanummer och fakturadatum
• Säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer
• Köparens namn och adress
• Specificerade poster med mängd och art
• Beskattningsunderlag per momssats
• Momsbelopp och tillämpad momssats
• Leveransdatum om det avviker från fakturadatum

Det som avgör om fakturan går igenom utan friktion:

• Kundens referens. Inget lagkrav, men det som gör att fakturan hittar rätt person. Utan den hamnar den hos någon som inte känner igen beställningen.
• Inköpsordernummer, om kunden använder det. Många större företag matchar automatiskt mot PO, och en faktura utan nummer avvisas maskinellt.
• Leveransdatum och adress. Gör att mottagaren kan koppla fakturan till en leverans de minns.
• Organisationsnummer. Krävs för att fakturan ska kunna registreras rätt.
• Rabatt som egen rad. Kunden ser vad avtalet är värt. Mer om rabatthantering.

Samla in uppgifterna vid beställningen

Här ligger den verkliga lösningen. Referens och organisationsnummer som ska jagas i efterhand är en administrativ kostnad som återkommer vid varje faktura.

Rätt tillfälle att samla in dem är när kunden registreras, och rätt sätt är att göra fälten obligatoriska:

1. Organisationsnummer vid kundregistrering, obligatoriskt.
2. Fakturaadress separat från leveransadress. I B2B är de olika oftare än de är lika. Huvudkontoret tar emot fakturan, konferensanläggningen tar emot maten.
3. Fakturamejladress separat. Många företag har en dedikerad adress för leverantörsfakturor, och den skiljer sig från beställarens.
4. Referens per kund, med möjlighet att ange en avvikande referens på enskild order. Stora kunder har ofta olika referenser per avdelning.

När uppgifterna ligger på kunden följer de automatiskt med varje order, och underlaget är komplett utan att någon behöver komplettera det.

I CaterFlow är organisationsnummer obligatoriskt på företagskunder, och fakturaadress, fakturamejladress och leveransadress hanteras som separata fält. De följer med ordern till underlaget.

Fem orsaker till sena betalningar

1. Saknad referens. Vanligast. Fakturan stoppas i attestflödet.

2. Fakturan avviker från beställningen. Kunden beställde 40 portioner, fakturan avser 45 eftersom antalet ändrades i ett telefonsamtal som inte dokumenterades. Någon måste utreda, och under tiden betalas ingenting. Lösningen är att ändringar registreras på ordern där de sker. Så undviker ni ostrukturerade beställningar.

3. Fakturan kommer för sent. En faktura som skickas sex veckor efter leverans möter en mottagare som inte längre minns beställningen. Fakturera veckovis, inte månadsvis.

4. Fel mottagare. Skickad till beställaren istället för till fakturaadressen. Uppstår när systemet bara har en adress per kund.

5. Oklar momshantering. Blandade ordrar med en klumpsumma tvingar kundens ekonomiavdelning att fråga. Så hanteras moms på catering.

Betalningsvillkor och kreditrisk

Enligt räntelagen får dröjsmålsränta tas ut vid utebliven betalning, och påminnelseavgift kan tas ut om det avtalats. Det viktigaste är dock inte påtryckningsmedlen utan att villkoren står i avtalet från början.

Praktiska sätt att begränsa risk:

• Kortare villkor för nya kunder tills betalningsmönstret är känt.
• Delbetalning vid stora event. Femtio procent vid bokning är standard i branschen och ifrågasätts sällan.
• Kreditkontroll vid stora belopp. En kreditupplysning kostar lite i förhållande till ett bortfall.
• Sätt ett kredittak per kund och stäm av mot utestående belopp innan nya stora ordrar tas emot.

Rutin som fungerar

Veckovis: gå igenom veckans levererade ordrar, kontrollera att antal och innehåll stämmer med det som levererats, exportera underlaget och skapa fakturorna.

Varannan vecka: stäm av vilka fakturor som förfallit. Ett vänligt mejl på dag tre efter förfallodatum löser de flesta fall, eftersom det oftast handlat om ett förbiseende.

Månadsvis: gå igenom utestående belopp per kund. En kund vars saldo växer utan att äldre fakturor betalas är en varningssignal som är lättare att hantera tidigt.

Kvartalsvis: kontrollera att kunduppgifterna fortfarande stämmer. Referenser byts när personal slutar, och en gammal referens är samma sak som ingen referens.

Sammanfattning

Ett fakturaunderlag som betalas i tid är i huvudsak en fråga om att rätt uppgifter samlas in vid rätt tillfälle. Referens, organisationsnummer och fakturaadress ska ligga på kunden och följa med varje order automatiskt.

Var samtidigt tydlig, både som köpare och säljare av system, med skillnaden mellan underlag och fakturering. Se vad CaterFlow gör, eller läs vidare om vad ett beställningssystem för catering bör klara.