Avtalspriser och rabatter till företagskunder inom catering

Avtalsrabatt till företagskunder inom catering ligger normalt på fem till femton procent. Problemet är sällan nivån. Det är att rabatten hålls i huvudet eller i ett kalkylark, tillämpas manuellt vid varje order och därför blir fel ungefär lika ofta åt båda hållen.

Den här artikeln handlar om hur rabatter sätts, struktureras och automatiseras så att marginalen håller.

Vad rabatten ska köpa

En rabatt utan motprestation är bara ett lägre pris. Innan en procentsats sätts bör det vara klart vad ni får tillbaka:

Den sista raden är den viktigaste och den som oftast hanteras fel. Ett introduktionspris utan slutdatum blir permanent. Efter ett år är det inte längre ett erbjudande utan kundens pris, och att ta bort det läses som en prishöjning.

Lösningen är att bygga in slutdatumet från början: "20 procent under de tre första månaderna, därefter ordinarie avtalsrabatt om 10 procent." Kunden vet vad som gäller, och ni slipper förhandlingen senare. I CaterFlow finns det som en tidsbegränsad välkomstrabatt som automatiskt upphör vid ett angivet datum och lämnar över till kundens ordinarie rabatt.

Tre sätt att strukturera prissättningen

Rabatt per kund

Enklast och vanligast. Varje företagskund har en procentsats som räknas av på ordinarie priser. Fungerar bra så länge sortimentet är samma för alla och skillnaderna handlar om nivå snarare än om innehåll.

Fördelen är att prislistan förblir en enda. Höjs grundpriset följer alla kunder med, och rabattsatserna behöver inte röras.

Kundgrupper

När olika kundtyper ska se olika saker räcker inte en procentsats. Vanligast är att skilja mellan vanliga företagskunder och underleverantörer, alltså andra aktörer i branschen som köper för att sälja vidare. De har ofta både andra priser och andra enheter, exempelvis pris per hel bricka istället för per portion, och ska inte se samma sortiment.

Kundgrupper löser det genom att styra både vilka produkter som visas och vilket pris som gäller per grupp.

Kundunika priser per produkt

Det mest flexibla och det som skapar mest arbete. Varje kund har egna priser på enskilda produkter. Kan behövas för en riktigt stor kund med förhandlat avtal, men fungerar dåligt som generell modell: varje prisjustering blir ett projekt, och ingen har full överblick över vad som faktiskt gäller.

Rekommendationen för de flesta är rabatt per kund som grund, kundgrupper när det finns strukturellt olika kundtyper, och kundunika priser som undantag för ett fåtal avtal.

Vad manuell rabatthantering kostar

Så länge rabatterna finns i huvudet eller i ett kalkylark läcker de på fyra sätt.

Rabatt som inte tillämpas. Kunden faktureras till listpris. Upptäcks det blir det en kreditfaktura och en jobbig dialog om vad som egentligen avtalats.

Rabatt som tillämpas för generöst. Vanligare och dyrare, eftersom ingen reklamerar. Femton procent ges där avtalet säger tio, och skillnaden syns aldrig i något system.

Rabatt som överlever sitt syfte. Introduktionspriset som aldrig tas bort. Det här är den enskilt största posten i de flesta verksamheter.

Rabatt som glöms vid prishöjning. Grundpriset höjs, men den kund som fått ett fast kronbelopp istället för en procentsats ligger kvar på gammalt pris.

Vid femtio ordrar i månaden och ett snittvärde på 4 000 kronor räcker det att fem procent av ordrarna får fel rabatt, med i snitt fem procentenheters fel, för att det ska kosta runt 6 000 kronor per år. Det låter lite tills man noterar att ingen någonsin ser posten.

Så automatiseras det

Principen är enkel: rabatten ska ligga på kunden, inte i huvudet, och räknas av av systemet vid varje order.

Det innebär i praktiken:

1. Rabattsatsen sätts en gång, på kundkortet.
2. Kunden ser sitt pris direkt i katalogen när de loggar in. Det tar bort hela mejlrundan om vad något kostar.
3. Ordern räknas ut på servern, inte i webbläsaren. Priset kan inte manipuleras, och underlaget stämmer alltid.
4. Rabatten visas som egen rad på bekräftelse och underlag, så att kunden ser vad avtalet är värt.
5. Tidsbegränsade erbjudanden upphör automatiskt vid slutdatum.

När det här fungerar försvinner både läckaget och prisfrågorna, och det går att höja grundpriser utan att röra ett enda avtal.

Så gör ni en prishöjning utan att tappa kunder

Prishöjningar är oundvikliga i en bransch där råvarupriserna rör sig. Det som avgör utfallet är formen, inte storleken.

Höj grundpriset, behåll rabattsatsen. Kunden behåller sin procentuella förmån och avtalet behöver inte omförhandlas.

Ge besked i god tid. En till två månader. En höjning som upptäcks på fakturan skapar en dialog ni inte planerat.

Koppla höjningen till något. Kostnadsutveckling på råvaror, ett utökat sortiment eller en förbättring i leveransen. En höjning utan innehåll läses som opportunism.

Höj inte alla samtidigt. Börja med de minst priskänsliga och lär av reaktionerna innan ni går vidare till nyckelkunderna.

Låt största kunden få veta först, personligen. Den kund som står för mest volym ska aldrig läsa om en höjning i ett massutskick.

Vanliga misstag

• Rabatt som förhandlingsstart. Om varje kund får rabatt genom att fråga blir listpriset fiktion, och nya affärer börjar med en förhandling istället för med produkten.
• Fast kronbelopp istället för procent. Urholkas vid varje prisjustering och måste hanteras manuellt för evigt.
• Ingen översikt över vem som har vad. Utan en lista som visar samtliga kunders rabattsatser går det inte att se om prissättningen är konsekvent.
• Rabatt istället för rätt produkt. Är kunden prisorienterad är ett enklare paket ofta ett bättre svar än en rabatt på det dyra.
• Att ge bort rabatten i offerten innan kunden frågat. Rabatt som ges innan den efterfrågas köper ingenting alls.

Avtalspriser är det som gör B2B-catering lönsam, och samtidigt det som läcker mest när det sköts manuellt. Se hur avtalsrabatter och kundgrupper fungerar i CaterFlow, eller läs vidare om hur du bygger offerter med rätt priser från början.